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Toutes les astuces pour mieux utiliser son compte Outlook

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Si vous faites quelques recherches, Outlook est la première entreprise de gestion des e-mails. C’est un programme très simple à utiliser. Il y a tout de même quelques astuces à prendre en compte.

Connaître tous les raccourcis clavier sur votre Microsoft Outlook

Il existe 10 façons d’ouvrir son Outlook depuis son clavier et vous pouvez tous les noter. La première est de cliquer sur Alt puis la lettre R ou le CTRL ou contrôle R pour pouvoir répondre à un e-mail. Vous cliquez sur la commande ALT puis le S ou CTRL et le bouton entrer pour envoyer un e-mail. Alt et vous sélectionnez la lettre W ou CTRL et F c’est pour transférer un message vers une autre adresse e-mail. Le F3 c’est pour faire la recherche d’une adresse e-mail déjà enregistrée dans votre compte. Le F9 ou encore le CTRL puis M c’est pour recevoir ou envoyer un seul email à plusieurs adresses. Le CTRL et P c’est pour imprimer l’e-mail reçu. Le CTRL et S vous le savez, c’est pour sauvegarder ou enregistrer en tant que brouillon votre message. Le CTRL et N ouvrent une nouvelle fenêtre pour écrire un message. Et puis vous devrez vous renseignez sur l’usage de CTRL et 1, 2 etc. À noter que si votre ordinateur contient un presse-papier, vous pouvez déjà avoir un compte sur Outlook. Et pour créer un nouveau compte e-mail, il vous suffit de taper le CTRL puis V.

Classer et ranger vos e-mails dans un dossier.

Vous pouvez gérer vos mails grâce à Outlook. Vous pouvez aussi gérer vos contacts et les classer selon leurs catégories, et avoir un calendrier bien défini. Il vous suffit de cliquer sur la colonne de gauche où il y a votre boîte de réception et d’y créer un dossier. À ce moment-là, tous les courriers ne se mettent pas dans une même catégorie, mais se partagent. Par exemple vous nommez notification, les e-mails que vous recevrez de vos messages privés sur votre compte du réseau social. Vous classez les e-mails en provenance de votre boîte professionnelle ou office, une autre case pour les messages personnels, et ainsi de suite. Vous pouvez même créer une alerte qui vous met en veille sur votre boîte d’e-mail.

Vous pouvez créer une règle de rangement sur la partie accueil de votre messagerie. Vos tâches seront automatiquement paramétrées selon vos exigences. Ceci va limiter les spams et va aussi agencer l’usage de l’espace disponible dans votre mail.

Vous pouvez créer des modèles d’emails

Répondre à un e-mail est très important, cela marque de la politesse. Mais, la plupart du temps, vous n’avez pas le temps d’écrire la réponse et donc vous avez besoin de ce modèle d’e-mail. Il suffit d’aller sur la rubrique modèle Outlook ou OFT qui se trouve dans votre compte Microsoft Outlook bien évidemment. Vérifiez tout de même si la réponse choisie correspond à celle que vous voulez, donc vous pouvez y ajouter quelques mots. Vous pouvez aussi créer votre liste de messages automatiques. Il y a tellement de formules au choix dans la case Modèle puis Fichier et Système.

Enfin, avec Outlook pour suivre un e-mail, donc vous serez alerté de la réponse de celui à qui vous avez envoyé le message. Il vous suffit de cliquer sur le drapeau rouge en haut de la barre une fois que l’e-mail est envoyé.